为提高我院学生活动的质量和水平，强化活动管理的规范意识，进一步建设好我院学生相互交流和学习平台，使同学们在高质量学生活动的组织工作中得到锻炼和提高，特制定本指导规程。

一、   总   则

第一条  学生活动是大学生除课堂教学以外所有集体活动的总称，是学生在素质拓展、能力培养、科研创新方面进行锻炼和提高的重要途径，我院一切学生组织均应根据实际情况和需要积极开展各项活动。

第二条  学院大力提倡组织开展创新实践型活动和科技型活动，将给予这两类活动以更多更大的支持。

第三条  学生活动的组织者应从活动的细微处着眼，做到活动整体框架清晰，细节完美，要树立“细节体现质量、完美体现水平”的活动组织意识。组织活动的所有相关单位和个人，都要相互积极配合，协同共进，大事讲原则，小事讲风格，事事讲奉献，不扯皮、不推诿。

第四条  本规程适用于我院本科生开展的所有活动（研究生另列），所有的本科生活动均应按照本规程的规定组织开展活动。

  二、  活动的准备

第五条  活动组织者（单位）首先向本单位的主管部门或上级部门递交活动申请和活动策划书。

第六条  活动策划书应包括以下内容：

1、          活动的目的和意义

2、          活动的主办单位、协办单位或承办单位

3、          活动的时间、地点、参加人员的范围

4、          详细的经费预算（经费预算中应包括所有的开支项目，并注明哪些属于可回收利用物品）、资金来源；经费预算必须本着合理、节约的原则制订。

第七条  上交活动策划书的同时，应同时制订活动开展的具体方案，详细列明人员分工，器材（场地）准备，后勤支援，宣传工作、经费支出等，活动方案要尽可能地详细。

第八条  人员分工。人员分工最好细化到具体个人或最小的集体，其中应该包括领导小组成员、具体执行人员、后勤支援人员、宣传工作负责人、安全工作负责人等等，并详细列出这些人员的具体任务，以避免出现责任不清的情况。

第九条   器材（场地）准备。根据活动的需要列明所需器材，所缺器材应提前准备，场地也应尽量早地同场地管理部门联系，以免出现准备工作和通知动员已经做完，却申请不来场地的情况。

第十条   后勤支援。所有的活动，一定要求配备充足的辅助人员，尽量分解任务量，后勤支援人员的具体任务要指明和细化。

第十一条 宣传工作。所有的学生活动，均要求做到宣传有力、影响广泛，特别是面向全院开展的活动，如果没有进行相应的宣传工作，不予报销经费、不予参与评奖。宣传工作要明确指定负责人或撰稿人。面向全院或更广范围进行的活动，在对外宣传上，至少应有三篇高质量文字稿件上传至学校未来网、自强网或校报上，三篇稿件发挥以下功能：活动前有动员、通知，活动中有新闻报道，活动后有总结提高。除这三篇稿件以外，其他的宣传形式可以采用横幅、条幅、海报、标语、广播、电视、学院班级和团委学生会网站等。

第十二条 安全工作。任何学生活动，必须做到安全有保障，必须指定安全工作负责人，根据活动规模、场面大小配备安全人员，详细指明安全人员的负责地点、任务和其他要求。

第十三条 场地清理工作。组织学生活动，必须注意活动之后的场地清理工作，并指定具体负责人。清理工作包括：物品回收，器材回收和整理、场地打扫等工作，做到不遗漏、不浪费、不污染。

第十四条 下达活动通知。面向全院的学生活动（比赛），必须经过学院团委的批准，并在活动方案成熟之后，经由学院团委下达开展活动的通知。通知内容应该包括活动名称，活动意义，举办（协办、承办）单位，活动地点、时间、参加人员，活动（比赛）规则，评奖方案，报名表格等需要申明的内容。

第十五条 邀请有关领导和嘉宾。如果要邀请校、院领导和嘉宾参加活动，应尽早地以正式邀请函或请柬的方式进行，不得临时通知或口头邀请。请柬和邀请函的写作格式要正规，绝对避免出现写错职务或姓名。邀请校级有关部门领导，须相应邀请学院领导陪同。

 三、  活动的进行

第十六条 任何学生活动，必须在上交活动申请后经过主管部门或上级组织组织的批准后方可进行，严禁擅自行动，违规操作。如若出现不经批准就举行活动的情况，学院将根据有关组织纪律给予严肃处理。

第十七条 活动进行前应检查各项准备工作是否全部到位，人员安排是否有遗漏。如果出现有组织者或活动参与者没有到位或履行职责，应予详细记录和上报。

第十八条 活动过程中应该注意活动项目之间的衔接问题，避免拖沓和卡壳。例如一台文艺晚会，报幕、撤台和灯光、器材准备要流畅、准确，要细化到具体的事情和具体的人。

第十九条 及时记录、拍摄活动现场情况，做到宣传有素材，总结有依据。

第二十条 活动的进行过程，要对照活动方案的安排进行，除特殊情况外，尽量避免临时变更引起更大的混乱。

四、  活动结束之后的工作

第二十一条 活动结束之后，要组织开展使用物品的清查工作，包括器材回收情况和可重复使用物品的回收情况。

第二十二条 活动组织者必须在一周内召开活动的总结大会，总结大会的参加人员要广泛，要包括所有参与组织工作的人员，部分活动参加者（单位）代表，主管部门或上级组织成员等。

第二十三条 总结大会的总结内容应该包括，活动的准备工作、进行中的情况、好的经验和做得不足的方面，并提出改进意见和建议。总结应尽量深刻和具体，知无不言、言无不尽，不能流于形式。原则上要求所有参与组织的人员都要进行总结发言，如果情况不允许，可以按活动方案中分组的情况进行小组总结，小组中派代表进行发言。参与活动的人员也应有部分代表进行发言，组织者主要听取参与者的感受和意见，以利于下次活动的改进和提高。

第二十四条 所有的总结内容都应形成文字，并进行汇总。

第二十五条 总结大会之后，应该根据总结情况和活动开展情况写一篇综合性总结和一篇宣传报道。

第二十六条 总结大会结束的一周之内，组织者必须将活动申请、活动方案、总结材料、宣传报道材料、音像资料等报送主管部门或上级组织进行备案或建档。

第二十七条 活动结束的一周内，组织者应将活动开支情况列表呈送主管部门或上级组织，需要报销的项目必须要有正式发票，发票背面签署两名经手人的姓名，且应写明发票所包含商品的名称、数量。

第二十八条 活动结束的两周内，组织者应根据活动中的单位和个人的表现情况，向主管部门或上级组织提出表扬或批评的书面建议，列出具体名单，建议中还应写明进行表扬或批评的原因。

五、附  则

第二十九条 本指导规程解释权归测绘学院分团委

第三十条   本规程自下发之日起开始执行

共青团武汉大学测绘学院委员会

二○○六年三月二十六日